Das neue Hinweisgeberschutzgesetz

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Mit der sog. "EU-Whistleblower-Richtlinie" (EU-Richtlinie 2019/1937 v. 23.10.2019) wurde ein einheitlicher Hinweisgeberschutz für Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, beschlossen und die EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, die Richtlinie bis zum 17.12.2021 in innerstaatliches Recht umzusetzen. Nachdem die Umsetzungsfrist bereits verstrichen ist, liegt nun der Regierungsentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes vom 27.07.2022 (HinSchG) vor. Das Hinweisgeberschutzgesetz soll erwartungsgemäß Ende 2022 in Kraft treten.

Hintergrund

Compliance spielt eine immer wichtigere Rolle. Kein Unternehmen und keine Dienstelle ist davor gefeit, dass dort beschäftigte Personen gesetzeswidrige Handlungen vornehmen, die das Unternehmen oder die Dienstelle nicht nur finanziell schwer schädigen können. Hinweisgebersysteme geben Arbeitnehmern, Beamten, Organmitgliedern, Lieferanten, etc. die Möglichkeit, derartiges Fehlverhalten zu melden und so die Voraussetzung zu schaffen, das Fehlverhalten abzustellen. Allerdings werden Hinweisgeber oftmals als "Verräter" stigmatisiert und nicht selten Repressalien ausgesetzt, so dass es für die hinweisgebenden Personen eines gewissen Schutzes bedarf.

Ausgangspunkt des HinSchG ist also einerseits die verpflichtende Vorgabe zur Einrichtung und Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems – der sog. Meldestelle – für einen bestimmten Adressatenkreis sowie andererseits der Schutz der Hinweisgeber und der von dem Hinweis unmittelbar oder mittelbar betroffenen Personen.

Adressatenkreis

Die Verpflichtung zur Einrichtung von Meldestellen trifft zunächst Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigen. Unternehmen aus bestimmten Bereichen (z.B. Wertpapierdienstleistungsunternehmen i.S.d. WpHG, Institute i.S.d. KWG, Börsenträger) haben unabhängig von der Anzahl ihrer Beschäftigten Hinweisgebersysteme einzurichten. Bundesländer können eigene externe Meldestellen einrichten. Für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer Meldestelle nach dem jeweiligen Landesrecht.

Meldestellen

Bei den Meldestellen unterscheidet man zwischen internen und externen Meldestellen. Interne Meldestellen sind solche, die für die Beschäftigten beim jeweiligen Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Dienststelle für interne Meldungen eingerichtet und betrieben werden. Externe Meldestellen werden dagegen von der öffentlichen Hand eingerichtet. Die zentrale externe Meldestelle wird sich beim Bundesamt für Justiz befinden. Daneben wird es noch weitere Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten geben, wie bspw. bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt. Interne und externe Meldestellen stehen nicht in einem Rangverhältnis, sondern vielmehr nebeneinander. Hinweisgeber haben daher die freie Wahl, ob sie sich an die interne Meldestelle ihres Unternehmens oder eine externe Meldestelle der Behörden wenden wollen. Auch bleibt es einer hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden, wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde.

Meldeverfahren

Wird einer Meldestelle ein Verstoß gemeldet, ist sie verpflichtet, dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen. Sie hat zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt, d.h. ob der Verstoß einen Straftatbestand erfüllt, einen Bußgeldtatbestand verwirklicht oder sonstige Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie der EU verletzt. Anschließend hat die Meldestelle in Abstimmung mit dem Entscheidungsträger über die Einleitung von Folgemaßnahmen zu entscheiden. Ob Folgemaßnahmen zu ergreifen sind, hängt dabei vom jeweiligen Einzelfall ab. Von der Verweisung der hinweisgebenden Person an die zuständige Stelle, über die Einleitung interner Untersuchung oder der Einschaltung von Polizei und/oder Staatsanwaltschaft bis hin zur Einstellung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen kommen vielerlei Maßnahmen in Betracht. Spätestens nach Ablauf von rd. drei Monaten nach Eingang der Meldung ist dem Hinweisgeber mitzuteilen, welche Folgemaßnahmen geplant oder bereits ergriffen wurden sowie deren Gründe. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber verbietet sich allerdings, wenn interne Nachforschungen oder Ermittlungen oder die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, beeinträchtigt würden. Schließlich ist die Umsetzung der Maßnahme ausreichend zu dokumentieren. Während des gesamten Verfahrens sind die Meldestellen verpflichtet, die Identität derjenigen Personen zu wahren, die den Hinweis geben, die Gegenstand der Meldung sind oder die von der Meldung anderweitig betroffen sind (z.B. Zeugen). Die Identitäten solcher Personen dürfen ausschließlich der Meldestelle und den mit der Verarbeitung der Meldung betrauten Personen bekannt gegeben werden. Der Identitätsschutz gilt nicht für hinweisgebende Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet haben, oder wenn eine Strafverfolgungsbehörde die Offenlegung der Identität verlangt oder entsprechendes von einer Verwaltungsbehörde oder einem Gericht angeordnet wird.

Fazit:

Das HinSchG bedeutet für viele Unternehmen zusätzlichen Verwaltungsaufwand und zusätzliche Kosten. Die Einführung eines Hinweisgebersystems bietet allerdings auch Chancen, weil es beispielsweise den Arbeitnehmern eines Unternehmens die Möglichkeit bietet, Missstände im eigenen Unternehmen zu melden und dabei selbst anonym zu bleiben. Da die Regelungen des HinSchG für Unternehmen ab 250 Beschäftigten sofort mit Inkrafttreten des HinSchG voraussichtlich Ende 2022 gelten werden, sollten sich zumindest diese unverzüglich mit der Einführung eines Hinweisgebersystems auseinandersetzen. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten haben das obligatorische Hinweisgebersystem ab dem 07.12.2023 vorzuhalten. Im Falle einer nicht fristgerechten Umsetzung drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 20.000,- Euro.