Status quo der Arbeitszeiterfassung

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Bereits im Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird. Ob sich aus diesem Urteil für die nationalen Gesetzgeber ein Handlungsauftrag ableiten lässt, wurde kontrovers diskutiert; die Bundesregierung ist jedenfalls nicht tätig geworden. Im September 2022 hat dann das Bundesarbeitsgericht (BAG) anlässlich eines von einem Betriebsrat geltend gemachten Initiativrechts für die Einführung eines Zeiterfassungssystems en passant festgestellt, dass Arbeitgeber zur Einführung eines Zeiterfassungssystems bereits verpflichtet seien. Diese überraschende Entscheidung das BAG veranlasste das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 einen Referentenentwurf für eine entsprechende Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) vorzulegen.

Der Referentenentwurf

Kern des Referentenentwurfs ist eine Neugestaltung des bestehenden § 16 ArbZG. Während die bisherige Regelung des § 16 Abs. 2 ArbZG den Arbeitgeber lediglich verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen, sieht der Entwurf nunmehr umfassendere Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeiten vor. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG-E ist der Arbeitgeber verpflichtet, am Tag der Arbeitsleistung Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Nicht erfassungspflichtig sind die Lage und Dauer der Pausen. Während sich die Dauer der Pausen aber mittelbar aus dem Saldo von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ableiten lässt, hat der Verzicht auf die Erfassung der Lage der Pausen zur Folge, dass die Vorgaben des ArbZG zu Ruhepausen (z.B. Unterbrechung nach spätestens 6 Stunden) nicht überprüft werden können.

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit muss zwingend elektronisch erfolgen (§ 16 Abs. 2 ArbZG‑E), während kann die Erfassung selbst auch weiterhin nicht-elektronisch möglich ist. Zu denken ist etwa an etablierte Zeiterfassungsgeräte wie Stempeluhren, computergestützte Arbeitszeiterfassungssysteme, Smartphone-Apps oder Tabellenkalkulationsprogramme.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitnehmer einschließlich der Auszubildenden, Praktikanten und Volontäre. Nicht zu erfassen sind die Arbeitszeiten von Geschäftsführern und freien Mitarbeitern. Da § 18 ArbZG unverändert geblieben ist, finden die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes auf bestimmte Berufsgruppen, wie etwa leitende Angestellte i.S.d. § 5 Abs. 3 BetrVG und Chefärzte keine Anwendung; auch für diese Berufsgruppen entfällt damit die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung. Zu beachten ist aber, dass nicht jeder Spitzenverdiener in einer Leitungsposition, der im Unternehmen als leitender Angestellter bezeichnet wird, tatsächlich auch ein solcher i.S.d. § 5 Abs. 3 BetrVG ist. Da Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten mit einem Bußgeld von bis zu 30.000,- € geahndet werden können, sind Fehlbeurteilungen mit einem nicht unerheblichen Bußgeldrisiko verbunden. Die Pflicht zur Aufzeichnung trifft den Arbeitgeber. Gemäß § 16 Abs. 3 ArbZG‑E kann dieser die Erfassung der Arbeitszeit zwar auch auf den Arbeitnehmer oder Dritte (z.B. Vorgesetzter, Entleiher) übertragen, allerdings bleibt er für die ordnungsgemäße Aufzeichnung gleichwohl verantwortlich. Für die Vertrauensarbeitszeit bleibt dies nicht ganz ohne Folgen. Denn der Arbeitgeber hat gemäß § 16 Abs. 4 ArbZG-E im Falle der Aufzeichnung durch den Arbeitnehmer durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden. Nach der Begründung des Regierungsentwurfes soll die Arbeitsschutzbehörde bei Feststellung eines Verstoßes gegen die Aufzeichnungspflicht es aber zu berücksichtigen haben, wenn der Arbeitgeber die Aufzeichnenden ordnungsgemäß über die Erfassungspflicht informiert und die Aufzeichnungen zumindest durch Stichproben regelmäßig kontrolliert hat und der Verstoß allein auf das Verhalten der Aufzeichnenden zurückzuführen ist.

Abweichungen von den Regelungen des Referentenentwurfes sind nur durch Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrages möglich. So können etwa zusätzliche Arbeitnehmergruppen von der Zeiterfassung ausgenommen und es kann von der elektronischen Zeiterfassung und einer tagesaktuellen Erfassung abgewichen werden.

Gemäß § 16 Abs. 5 ArbZG-E hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf dessen Verlagen über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu informieren und ihm eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen. Arbeitszeitnachweise sind von dem Arbeitgeber für einen Zeitraum von 2 Jahren aufzubewahren und für eine Kontrolle durch die zuständige Behörde in deutscher Sprache bereit zu halten.

Mit welcher Übergangsfrist die elektronische Zeiterfassung einzurichten ist, hängt von der Unternehmensgröße ab. So können sich Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern 5 Jahre, Arbeitgeber mit weniger als 250 Arbeitnehmern 2 Jahre und alle anderen Arbeitgeber ein Jahr ab Inkrafttreten des Gesetzes Zeit lassen. Zudem gilt eine unbefristete Ausnahme u.a. für Kleinunternehmen mit max. 10 Beschäftigten; diese entbindet allerdings nicht von einer Erfassung der Arbeitszeit in nicht-elektronischer Form.

Ausblick

Alles in allem liegt der Referentenentwurf im Bereich dessen, was zu erwarten war. In Ansehung des ohnehin reformbedürftigen Arbeitszeitgesetzes ist der Entwurf jedoch weit hinter den Möglichkeiten zurückgeblieben. Ob und ggf. wann die mit dem Referentenentwurf vorgesehene Gesetzesänderung in Kraft treten wird, ist noch offen. Jedem Arbeitgeber ist daher zu empfehlen, die weitere Entwicklung aufmerksam zu verfolgen.