Virtuelle Gesellschafterversammlungen

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Die Corona-Pandemie hat auch dem eher als innovationsscheu bekannten Gesellschaftsrecht einen bleibenden Digitalisierungsschub verschafft. Das gesetzliche Leitbild einer Gesellschafterversammlung in Präsenz ist zwar nach wie vor der Ausgangspunkt aller Regelungen. Die Durchweg guten Erfahrungen mit Online-Versammlungen, hybriden Versammlungen oder virtuellen Umlaufverfahren haben aber dazu geführt, auch nach dem Ende pandemischer Sondergesetzgebung diese neuen Formen der Versammlungen in die entsprechenden Gesetze mit aufzunehmen. Im Folgenden soll ein kurzer Überblick über den derzeitigen Stand der Entwicklung in den einzelnen Gesellschaftsformen gegeben werden.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die Abhaltung einer virtuellen Gesellschafterversammlung war bisher ausschließlich durch eine entsprechende Regelung im Gesellschaftsvertrag möglich. Das GmbHG ging immer von einer Präsenzversammlung aus. Zum 01.08.2022 wurde nun folgender neuer Satz in § 48 Abs. 1 GmbHG eingefügt:

"Versammlungen können auch fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehalten werden, wenn sämtliche Gesellschafter sich damit in Textform einverstanden erklären."

Damit wird eine virtuelle Umsetzung auch solchen Unternehmen ermöglicht, denen es bisher an einer entsprechenden Satzungsregelung fehlte. Durch den Einverständnisvorbehalt aller Gesellschafter hält der Gesetzgeber jedoch an der Präsenzversammlung als Regelfall fest. Darüber hinaus sind weitere Besonderheiten zu beachten:

• Das Einverständnis aller Gesellschafter hat in Textform zu erfolgen. Die Textform (gemäß § 126b BGB) erlaubt den Einsatz elektronischer Mittel wie E-Mails oder Textnachrichten. Zudem ist gesetzlich keine zeitliche Grenze erkennbar, sodass eine Einverständniserklärung auch noch zu Beginn der betreffenden Versammlung abgegeben werden kann. Die rügelose Versammlungsteilnahme ersetzt nicht das Textform-Einverständnis. Ein entgegen der Textform-Zustimmung gefasster Beschluss ist nichtig.

• Zulässig ist ausschließlich eine Konferenzschaltung in Echtzeit, bei der sämtliche Gesellschafterrechte (einschließlich Frage- und Rederecht) ausgeübt werden können; eine sukzessive Kommunikation mit dem Versammlungsleiter ist keine virtuelle Versammlung.

• Unerheblich für die Wirksamkeit ist, ob es sich um eine gemischt virtuelle Versammlung (Teilnahme einiger Gesellschafter per Video- und anderer per Audioschaltung) oder um eine hybride Versammlung (einige Gesellschafter sind physisch am Versammlungsort anwesend, während andere per Video- oder Audioschaltung teilnehmen) handelt.

• Die Vorschriften zur Abstimmung und Einberufung (§§ 47, 49 ff. GmbHG) bleiben unverändert. Bei der Einladung zur Versammlung gemäß § 51 Abs. 1 GmbHG ist zu beachten, dass das Kommunikationsmittel und die technische Plattform zur Umsetzung konkret benannt werden müssen. Weiterhin ist die Art der Übermittlung potenziell bestehender Zugangsvoraussetzungen (Passwort, Zugangslink, etc.) anzukündigen. Die Übersendung dieser "Zugangsschlüssel" selbst kann jedoch kurz vor Versammlungsbeginn in digitaler Form stattfinden.

• Für eine entsprechende Satzungsanpassung wird diskutiert, ob das Zustimmungserfordernis sämtlicher Gesellschafter gemäß § 48 Abs. 1 S. 2 GmbHG "durchschlägt", sodass die gemäß § 53 Abs. 2 S. 1 GmbHG normalerweise notwendige Dreiviertelmehrheit für einen satzungsändernden Beschluss durch einen einstimmigen Beschluss ersetzt. In diesem Zusammenhang ist auf eine Neufassung des § 53 Abs. 3 GmbHG zu verweisen, die am 01.08.2023 in Kraft treten wird. Demnach können Änderungen an der Satzung, sofern die Beschlussfassung einstimmig erfolgt, mittels Videokommunikation durchgeführt werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Der am 27.02.2022 in Kraft getretene § 118a AktG ergänzt die bisherige Option der Hybridversammlung um die Möglichkeit einer vollständig virtuellen Hauptversammlung, sofern ihre Durchführung, bzw. Durchführbarkeit mit einer Dreiviertel-Mehrheit in die Satzung aufgenommen wurde. Ist dies geschehen, sind die in § 118a AktG geregelten zahlreichen Voraussetzungen für die Umsetzung zu beachten. Dies wird in der Regel ohne einen technischen HV-Dienstleister nicht zu schaffen sein, was bei Publikumsgesellschaften zu deutlich höheren Kosten für die Hauptversammlung führen dürfte. Die Zulassung der virtuellen Hauptversammlung in der Satzung ist auf fünf Jahre begrenzt.

Personengesellschaften (OHG und KG)

Im neuen Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG), das am 01.01.2024 in Kraft tritt, sind Gesellschafterversammlungen für Personengesellschaften erstmals gesetzlich statuiert. In der Neufassung des § 109 Abs. 1 HGB heißt es:

"Die Beschlüsse der Gesellschafter werden in Versammlungen gefasst."

Die Gesetzesbegründung äußert diesbezüglich, dass "Beschlüsse sowohl in einer Präsenzversammlung als auch einer virtuellen Versammlung, also beispielsweise einer Telefon- oder Videokonferenz, zu fassen [sein können]."

Grundsätzlich kann eine Versammlung durch jeden Gesellschafter einberufen werden, der die Befugnis zur Geschäftsführung hat (§ 109 Abs. 2 HGB n. F.). Von dieser Regelung ist jedoch die Festlegungskompetenz bezüglich der Versammlungsform nicht umfasst. Der Wortlaut der Gesetzesbegründung lässt den Rückschluss zu, dass die Präsenzversammlung das Regelformat darstellt, während die Wahl einer virtuellen Versammlung grundsätzlich allen Gesellschaftern obliegt. Ob nach dem Wortlaut der bisherigen Gesellschaftsverträge eine virtuelle Versammlung zulässig sein sollte, wäre zu überprüfen und der Gesellschaftsvertrag möglicherweise anzupassen.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) und eingetragener Verein (eV)

Auch das GbR-Recht erfährt ab dem 01.01.2024 eine grundlegende Reform. Bestimmungen zur Abhaltung von Gesellschafterversammlungen finden sich in den §§ 705 ff. BGB bislang aber nicht. Auch im Vereinsrecht hat man bislang nicht die Erleichterungen durch die COVID-Maßnahmen-Gesetze in das BGB übernommen. Hier ist die weitere Entwicklung zu beobachten.

Fazit

Die Vorteile virtueller Versammlungen sind während der Pandemie sichtbar geworden und die Möglichkeit dazu richtigerweise jetzt auch in die ersten Gesetze aufgenommen. Allerdings sollen auch die Nachteile nicht verschwiegen werden: Eine Vertraulichkeit kann nicht in dem gleichen Maße gewährleistet werden, da eine Überprüfung, ob weitere Personen (Konkurrenten / Familie / Berater) mithören, meist nicht möglich ist. Die Sicherheit der Daten steht darüber hinaus nicht nur wegen der einfachen Möglichkeit eines Mitschnitts im Vordergrund. Schließlich ist sowohl die technische Qualität der Kommunikation zu beachten als auch die Tatsache, dass eine Versammlung von einer offenen und vertrauensvollen Diskussion lebt, die nicht nur in dem Austausch von Worten, sondern auch aus Tonlage, Gesten und Körpersprache besteht. Dies wird in virtuellen Formaten aber nur zu einem geringen Teil möglich sein.